Иногда на просьбу назвать адрес электронной почты — народ отвечает, что её нет. Как же нет? Смартфон есть? Есть. Следовательно, как минимум, имеется один адрес электронной почты. Только сам владелец гаджета об этом пока не знает. Почему? Всё просто. Он покупает умный телефон. Его настраивают родственники, знакомые или сами продавцы за определённую плату. Настроили и забыли поставить в известность владельца, что ему создали учетную запись на сервисе Google. Или Apple ID – если человек купил айфон. Создать аккаунт– означает: придумать адрес будущей электронной почты и пароль.
Электронная почта нужна для регистрации на некоторых сайтах, в онлайн-играх, для подписки на интересную рассылку, для покупки товаров в интернет-магазинах, для деловой переписки и переписки с друзьями.
Лучший вариант — иметь несколько адресов электронной почты. Для общения с друзьями придумываем любое имя, например, «аленький цветочек», «Незабудка» и так далее.
Для деловой переписки обязательно указываем свои данные — фамилию, имя. Отчество так же не будет лишним.
Переписка бывает деловой или частной.
К частной переписке между хорошо знакомыми, близкими родственниками или друзьями, жестких требований не предъявляется. Стиль письма и манера изложения зависят от степени знакомства с адресатом.
В деловой переписке с официальными лицами существуют общепринятые правила оформления электронного письма.
Главное правило: обязательное заполнение всех полей.
- Адрес и имя отправителя;
- Адрес получателя (или адреса получателей, если есть необходимость отправить письмо с одним текстом нескольким получателям);
- при необходимости отмечается важность письма;
- Тема письма;
5.текст письма, состоящий из приветствия; основного текста; заключения; подписи; - вложение, если предполагается
Адрес и имя отправителя должны быть узнаваемыми. Наибольшее доверие вызывает адрес, содержащий настоящее имя, название организации.
Тема письма — это особый реквизит письма, наличие которого значительно облегчает работу с электронной корреспонденцией. Судьба письма очень часто зависит от его Темы, особенно если имя и адрес отправителя ничего не говорят. Тема письма должна быть краткой – не более 50 знаков – и по существу. Чем проще и понятней будет Тема письма, тем больше вероятности, что письмо будет прочитано и будет иметь отклик. Особо тщательно необходимо подумать над Темой, когда в первый раз пишете кому-либо.
При ответе адресату используем пиктограмму «Re:». Она означает буквально: отвечаю на письмо. И в теме письма будет указана тема, заданная адресатом.
В деловой переписке не используются фразы «Доброго времени суток» или «Доброе время суток». Пишем: «Добрый день, уважаемый или уважаемая». Либо «Здравствуйте, уважаемый имя/отчество!»
Важна структура письма. Читать с экрана монитора гораздо сложнее, чем с бумажного носителя. Разбиваем текст письма на логические абзацы. Предложение должно содержать не более 15 — 20 слов. Абзацы отделяем друг от друга отступом или пустой строкой.
Выражаем мысли по существу. Основной текст письма с первого абзаца должен притягивать внимание читателя не меньше, чем его Тема. Помним об ограниченном времени потенциального читателя. Начинаем с цели письма, она должна быть четко сформулирована в первом предложении. Если первые предложения сформулированы правильно, то существует очень большая вероятность, что получатель письма прочтёт его до конца. Электронное письмо предназначено для быстрой передачи информации. Если необходимо переслать важную информацию, содержащую большой объем, лучше составить краткий сопроводительный текст в электронном письме, а саму информацию оформить в виде вложения.
Отправляя письмо кому-либо в первый раз, не нужно прикреплять никаких вложений. Если всё же возникает потребность в отправке вложения без согласования с получателем, то в тексте письма должно быть разъяснение, что это за файл.
Составляя ответное письмо, отвечаем на ВСЕ заданные вопросы. Внимательно читаем текст письма, стараясь ничего не упустить. При затруднении, так прямо и пишем: « «на такой-то вопрос – затрудняюсь ответить».
Прежде чем отправить письмо, проверяем орфографию, грамматику и пунктуацию. трудно читать текст без запятых и точек. Логическое (последовательное) повествование, так же играет важную роль, иначе адресат может неправильно понять суть изложения.
По правилам этикета на электронные письма обязательно нужно отвечать, а время ответа не должно превышать трех суток. Если не отвечаете на электронное письмо в течение этого срока, – это явный отказ от общения. Если требуется более длительное время для ответа на письмо, стоит объяснить причину задержки. При получении письма, содержащего вложение, обязательно подтверждаем, что получили вложение и оно открылось.
При получении писем от неизвестных людей – не отвечаем на них. можно удалять, не читая. Письмо от неизвестного адресата с вложением, следует удалить, не распаковывая. Скорее всего — это источник компьютерного вируса.
Ни в коем случае нельзя сообщать в электронной переписке номера банковских карт или другой конфиденциальной информации. Электронная почта может быть использована в корыстных целях. Кроме того, отправленное электронное письмо остается в памяти компьютера.
При написании не следует злоупотреблять аббревиатурами и эмоциональным оформлением. В деловой электронной почте не используются смайлики («улыбающиеся лица»). Они неуместны, тем более что получатель письма может не знать их значение.
В конце письма обязательно ставится подпись, небольшой блок текста, который идентифицирует отправителя и содержит контактную информацию. Подпись должна быть краткой: не более четырёх строк. Длинная подпись занимает много места и может вызвать раздражение. Указываем несколько возможных способов связи (обычно это номера телефонов), а также ссылку на почту.
